Einschränkungen

Die Nutzung unserer Archivbestände ist grundsätzlich für jedermann möglich. Jedoch stehen nicht alle Akten für Ihre Forschung zur Verfügung. Die Gründe liegen zum einen in den gesetzlichen Regelungen der Schutzfristen, zum anderen sind noch nicht alle Akten erschlossen oder können wegen Ihres schlechten Erhaltungszustandes nicht vorgelegt werden.

Den Zugang zu den Unterlagen regelt das Sächsische Archivgesetz und die Satzung der Stadt Bautzen über die Aufgaben und die Benutzung des Stadtarchivs in der jeweils gültigen Fassung.

Schutzfristen

Insbesondere bei Forschungen zur Geschichte des 20. Jahrhunderts sind entsprechend des Sächsischen Archivgesetzes folgende Schutzfristen zu beachten:

  • eine allgemeine Schutzfrist von 30 Jahren nach der Entstehung der Unterlagen
  • eine Schutzfrist von 60 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, die sich nach ihrer Zweckbestimmung auf einen durch ein Berufsgeheimnis, ein besonderes Amtsgeheimnis oder einen durch sonstige Rechtsvorschrift über Geheimhaltung geschützten Lebenssachverhalt beziehen
  • unabhängig davon dürfen Unterlagen, die sich nach ihrer Zweckbestimmung oder ihrem wesentlichen Inhalt nach auf eine oder mehrere natürliche Personen beziehen (personenbezogenes Archivgut) erst
    • 10 Jahre nach dem Tod der Person oder
    • 100 Jahre nach der Geburt der Person, wenn das Todesjahr nur mit unverhältnismäßigem Aufwand feststellbar ist, oder
    • 60 Jahren nach der Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todesjahr noch das Geburtsjahr feststellbar ist benutzt werden.

Die Schutzfristen können im Einzelfall verkürzt werden, wenn es im öffentlichen Interesse liegt. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn die Benutzung für ein konkretes Forschungsvorhaben oder zur Wahrnehmung berechtigter Belange einer anderen Person oder öffentlichen Stelle erforderlich ist und wenn das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens oder die berechtigten Belange einer anderen Person oder öffentlichen Stelle die schutzwürdigen Belange der Person, auf die sich das Archivgut bezieht, überwiegen (siehe dazu § 10 Abs. 5 Sächsisches Archivgesetz).

Anträge auf Schutzfristenverkürzungen werden im Zusammenhang mit dem Antrag auf Benutzungsgenehmigung bzw. der Bestellung von Akten bearbeitet. Eine Vorlage dieser Akten kann nicht in jedem Fall am gleichen Tag gewährleistet werden.

Erhaltung

Alle im Archivverbund aufbewahrten Unterlage sind Unikate und bei Beschädigung oder Verlust nicht wieder zu beschaffen. Damit die bei uns verwahrten Archivalien auch künftigen Generationen zur Verfügung stehen, bitten wir alle Benutzer um einen besonders sorgsamen Umgang entsprechend unserer Lesesaalordnung.

Unterlagen, die mit Mikroorganismen kontaminiert sind oder mechanische Schäden aufweisen, können nicht vorgelegt werden. Mit dieser Maßnahme schützen wir die Akten vor weiterer Beschädigung und die Gesundheit unserer Mitarbeiter und Besucher.

Um die Anzahl der beschädigten Unterlagen zu minimieren, sie zu erhalten und eine Benutzung zu ermöglichen, werden in jedem Jahr Maßnahmen zur Bestandserhaltung finanziert. Einzelne, besonders geschädigte Akten werden restauriert, Unterlagen verfilmt, digitalisiert oder entsäuert. Das alles kostet viel Geld. bei Interesse können Sie uns dabei unterstützen und Patenschaften an zu restaurierenden Archivalien übernehmen. Bei Interesse sprechen Sie uns bitte direkt an.

Erschließung

Trotz aller Anstrengungen ist es bislang nicht gelungen, alle im Archivverbund vorhandenen Unterlagen vollständig zu erschließen und damit für die Nutzer in der Datenbank recherchierbar zu machen. An der Erschließung der vorhandenen Unterlagen arbeiten wir fortwährend, insbesondere auch an den Tagen, an denen der Lesesaal geschlossen ist. Darüber hinaus übernehmen wir aus der Stadtverwaltung ständig weiter Archivgut, das es ebenfalls zu erschließen gilt. Auch die von uns übernommen nichtamtlichen Unterlagen können nur im erschlossenen Zustand benutzt werden.

Bestände, die nicht erschlossen sind oder bei denen die Erschließung läuft, sind vorübergehend nicht benutzbar.