Archive sind in der Regel für die Überlieferung von Unterlagen ganz bestimmter Behörden und ganz bestimmter territorialer Gebiete zuständig. Vor der Benutzung sollte also recherchiert werden, welche Behörde für die Bearbeitung des gesuchten Sachverhaltes zuständig war oder ist und welches Archiv demzufolge für die Archivierung der Unterlagen zuständig zeichnet. Im Stadtarchiv Bautzen finden Sie Unterlagen aus der Zuständigkeit der städtischen Verwaltung von Bautzen, im Staatsfilialarchiv Unterlagen aus der Zuständigkeit von Verwaltungsbehörden aus der gesamten Oberlausitz.

Für eine erfolgreiche Benutzung beachten Sie bitte, dass die Mehrheit der Archivalien in deutscher Kurrentschrift (Schreibschrift) vorliegt. Bei der Benutzung von Archivalien bis zum Jahr 1920 sollten Grundkenntnisse in dieser Schrift vorhanden sein. Volkshochschulen, Universitäten oder auch Archive selbst bieten mitunter entsprechende Kurse an. Zur Schriften- und Aktenkunde gibt es außerdem eine Reihe von Veröffentlichungen. Eine Lese- und Übungsumgebung (Digitale Schriftkunde online) bietet die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns.

Außerdem empfiehlt es sich, einen Archivbesuch gut vorzubereiten. Dafür empfehlen sich vorab eine Recherche über die Internetangebote der Archive und ein Blick in die zum gesuchten Thema vorhandene Literatur.

Ein ausführlicher und hilfreicher Leitfaden für die Arbeit im Archiv ist im Fachportal historicum.net der Universität Köln zu finden. Eine Online-Einführung in die Forschungsarbeit in einem Archiv mit vielen praktischen Übungen bietet „Ad fontes“ auf der Website der Universität Zürich.