Im Januar 2013 erhielt das Stadtarchiv von der Meldestelle der Stadt Bautzen die Mitteilung, dass das für die Meldedaten eingesetzte Fachverfahren LEWIS durch das neue Fachverfahren MESO abgelöst wird. Das war für die Meldestelle ein geeigneter Zeitpunkt, die zu löschenden Daten aus dem Fachverfahren auszusondern. Nach Sächsischem Meldegesetz, das zum 1. November 2015 durch das Bundesmeldegesetz abgelöst wurde, waren die Daten vor der Löschung dem zuständigen kommunalen Archiv anzubieten. Da die elektronischen Meldedaten, ebenso wie ihr bereits im Archiv befindlicher papierner Vorgänger die Meldekartei, wichtige Quellen für familiengeschichtliche oder wissenschaftliche Forschungen sowie amtliche Auskunftsersuchen darstellen, bewerteten wir die angebotenen elektronischen Meldedaten überwiegend mit archivwürdig. Allerdings konnten wir sie nicht übernehmen, da wir nicht über ein elektronisches Archiv verfügten. Mit diesem Problem waren wir nicht allein, nahezu alle sächsischen Kommunen verfügten vor zehn Jahren noch nicht über technische Möglichkeiten, digital geborene Daten („digital born“) rechtssicher und fachgerecht zu archivieren. Das wiederum stand jedoch nicht im Einklang mit dem Sächsischen Archivgesetz, nach dem die sächsischen Kommunen verpflichtet sind, ihr Archivgut zur allgemeinen Nutzung in eigener Zuständigkeit zu archivieren und zwar papierne Unterlagen gleichermaßen wie elektronische Unterlagen.
Um diese Herausforderung effizient zu bewältigen, wurde im Rahmen eines vierjährigen Aufbauprojektes der kommunalen Landesverbände Sächsischer Städte- und Gemeindetag (SSG) und Sächsischer Landkreistag (SLKT) von 2017 bis 2021 der Betrieb eines gemeinsamen kommunalen elektronischen Archivs vorbereitet. Dem vorausgegangen waren intensive Verhandlungen der kommunalen Landesverbände mit dem Freistaat Sachsen, um die Aufbauphase im Rahmen des Finanzausgleichgesetzes (FAG) zu finanzieren. Einen großen Anteil am Gelingen dieser Finanzierung hatte der Bautzener Oberbürgermeister a.D. Christian Schramm, der sich als Präsident des SSG damals maßgeblich für den Aufbau des kommunalen Archivs einsetzte. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Aufbauphase ging das kommunale elektronische Archiv, nun kurz elKA genannt, ab 1. Januar 2022 in den Echtbetrieb über und wird seit diesem Zeitpunkt von der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) betrieben.
Die Stadt Bautzen war einer der ersten Nutzer des elKA, bislang haben wir vor allem digitale Fotos, audiovisuelle Medien und einige unstrukturierte Dateiformate/Textformate im elKA archiviert und belegen damit aktuell einen Speicherplatz von 334 GB. Innerhalb des elKA wird als Software das „Digitale Magazin“ DIMAG eingesetzt, das ursprünglich vom Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelt und mittlerweile fast bundesweit im Einsatz ist. DIMAG ist eine webbasierte Anwendung, mit der digital gespeicherte Informationen unabhängig vom Dateiformat importiert, erhalten und für die Benutzung ausgegeben werden können. Neben den Primärdaten werden begleitende Metadaten erfasst, um die Integrität und Authentizität der digitalen Objekte dauerhaft zu erhalten. Es folgt damit dem als ISO 14721 verabschiedeten Referenzmodell „Open Archival Information System – OAIS“, das ein digitales Langzeitarchiv als eine Organisation, in dem Menschen und Systeme mit der Aufgabenstellung zusammenwirken, digitale Informationen dauerhaft über einen langen Zeitraum zu erhalten und einer definierten Nutzerschaft verfügbar zu machen, beschreibt. Ursprünglich durch die NASA für die Raumfahrt entwickelt hat es sich in den letzten 20 Jahren zum anerkannten Standard für die Archivierung elektronischer Unterlagen entwickelt.
Noch nicht ganz so lange gibt es für die sächsischen Kommunen das elKA, mittlerweile sind (Stand 17.12.2024) 47 Kommunen (7 Landkreise, 40 Städte und Gemeinden) Mitglied im Verbund. Sie können nicht nur ihre Daten fachgerecht archivieren, sondern auch das bei der Leitstelle vorhandene Fachwissen zur elektronischen Archivierung nutzen und sich fachlich austauschen.
Besonders bei der kürzlich erfolgten Übernahme der Meldedaten wurde deutlich, dass für die Abstimmung zur Bewertung, zum Mapping und zum Dateningest, aber auch zur späteren Datenmigration und Nutzung umfangreiche Fachkenntnisse und Erfahrungen in der elektronischen Archivierung notwendig sind, die vom zuständigen kommunalen Archiv, bei der Breite der ohnehin anfallenden Aufgaben und ohne entsprechendes Personal, kaum noch zu bewältigen sind. Seit Mitte 2024 wurden die inhaltlichen Aspekte zur Bewertung und Übernahme der elektronischen Meldedaten der Stadt Bautzen zwischen der Leitstelle und dem Archivverbund Bautzen inhaltlich abgestimmt. Im Dezember hat die Leitstelle des elKA die von der Stadt Bautzen bereitgestellten Daten bearbeitet und in den Mandanten der Stadt Bautzen beim elKA ingestiert. Technisch gesehen liegen die Daten jetzt im Archivspeichersystem der Lecos GmbH (IT-Eigengesellschaft der Stadt Leipzig), mit dem elKA einen Dienstleistungsvertrag abgeschlossen hat.
Damit konnte nach zehn Jahren ein Projekt abgeschlossen werden, das uns lange und intensiv beschäftigt hat. Neben den Kerndaten zur Person, insbesondere Vor- und Familienname, werden nun auch frühere Namen, Anschriften, Geburts- und Sterbedatum sowie weiteren personengebundenen Informationen rechtssicher und fachgerecht archiviert und im Rahmen der Schutzfristen nach Sächsischem Archivgesetz beauskunftet.
Etwaige Anfragen senden Sie bitte an archivverbund(at)bautzen.de.
