In den Beständen des Stadtarchivs befinden sich schon seit einigen Jahren Archivalien, die ausschließlich in elektronischer Form vorliegen. Das sind vor allem Filme und Fotos, die nur noch digital vorhanden sind und sich bislang auf mobilen Datenträgern wie DVDs, Sticks oder Festplatten befinden. Zudem entstehen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung immer mehr elektronische Dokumente und Daten, die nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und einer Bewertung durch die zuständigen Archive dauerhaft zu archivieren sind. Zur Archivierung dieser Unterlagen benötigen Archive ein elektronisches Archiv. Der Aufbau und der Betrieb einer solchen Einrichtung ist ein sehr komplexes Thema und durch eine einzelne Stadt oder Gemeinde kaum umsetzbar.
Um hier Kräfte zu bündeln, führten die kommunalen Spitzenverbände in Sachsen, der Sächsische Landkreistag und der Sächsische Städte- und Gemeindetag von 2017 bis 2021 ein Aufbauprojekt für ein gemeinsames elektronisches Kommunalarchiv für die Kommunen des Freistaates Sachsen (elKA) durch. Seit Januar 2022 läuft nun die Benutzungsphase für die kommunalen Archive; organisatorisch ist das elKA nun bei der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) angebunden. Die Stadt Bautzen beteiligte sich bereits in der Aufbauphase intensiv am Projekt und nimmt das elKA seit Anfang des Jahres auch selbst aktiv in Anspruch. So ist es nun möglich, elektronische Bilder und Filme, aber auch elektronische Unterlagen aus der Verwaltung, dauerhaft zu erhalten und nutzbar zu machen. Als erstes wurden dem elKA beispielsweise ein 1998 von Konrad Hermann und Martina Krüger (Regie, Drehbuch) im Auftrag des Bayerischen Rundfunks produzierter Film über den ehemaligen Oberbürgermeister Christian Schramm übergeben, weiterhin Interviews mit Bautzener Persönlichkeiten oder auch archivwürdige Bilder aus der städtischen Pressestelle, die seit 2006 nur noch elektronisch erstellt werden. Die Archivierung im elKA erfolgt über das Archivierungssystem DIMAG, welches von zwölf Landesarchivverwaltungen sowie mittlerweile über hundert Kommunalarchiven in ganz Deutschland eingesetzt und partnerschaftlich weiterentwickelt wird. Für die sächsischen Kommunalarchive steht neben dem Digitalen Magazin auch eine Leitstelle zur Verfügung, die bei der Archivierung behilflich ist, sich aber vor allem auch um die langfristige Erhaltung der Daten kümmert. Für das Stadtarchiv Bautzen bedeutet die Nutzung des elKA einen Meilenstein in der Archivierung von Unterlagen, die über viele Jahrhunderte aus Pergament und Papier bestanden. Nun ist es möglich, neben diesen stabilen Trägern auch bildliche, audiovisuelle und textliche Informationen in Bits und Bytes zu archivieren und so der Nachwelt zu erhalten. Weitere Informationen zum elKA können auf der Homepage der SAKD unter https://www.sakd.de/elka.html nachgelesen werden.
