Hinweise zu den Archivbeständen mit Personenstandsunterlagen

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Seit dem 16. Jahrhundert wurde der Personenstand der Bevölkerung über die Tauf-, Trau- und Sterberegister der Kirchen (sogenannte Kirchenbücher) dokumentiert. Mit dem "Gesetz über die Beurkundung des Personenstandes und die Eheschließung vom 6. Februar 1875" erfolgte die Verstaatlichung dieser Aufgabe. Somit bestand ab dem 1. Januar 1876 die Pflicht zur staatlichen Beurkundung von Geburten, Heiraten und Sterbefällen. Die zuständige Behörde war das Standesamt. Zu jedem Bürger - unabhängig von der Konfession – registrierte der Standesbeamte fortan diese grundlegenden Daten. Im Zuge des Gesetzes zur Reform des Personenstandsrechts (Personenstandsreformgesetz – PStRG) vom 19. Februar 2007 wurden die Fortschreibungsfristen für Personenstandsregister festgelegt: für Geburtsregister auf 110 Jahre, für Eheregister und Lebenspartnerschaftsregister auf 80 Jahre und für Sterberegister auf 30 Jahre. Nach Ablauf dieser Fristen sind die Unterlagen dem zuständigen Archiv anzubieten. Sie werden infolge der Abgabe zu Archivgut und unterliegen dann den Schutzfristen nach Sächsischem Archivgesetz. Im Archiv findet die Erschließung statt, d.h. bestimmte Informationen über die Archivalien werden in die Datenbank des Archivs eingepflegt. Zu einer Vielzahl von Archivalien aus den Beständen mit Personenstandsunterlagen können nun auf dem Portal findbuch.net nicht nur diese Erschließungsinformationen, sondern bereits die Digitalisate eingesehen werden:

https://www.archivverbund-bautzen.findbuch.net/php/main.php#32302e30312e3032

Allerdings finden Sie nicht alle Register und Namenverzeichnisse online, die bereits im Stadtarchiv vorhanden sind. Abgesehen vom Stand der Bearbeitung  können dafür auch andere Gründe vorliegen. Obwohl gerade von den Beständen mit Personenstandsunterlagen bereits viele Archivalien digitalisiert wurden, sind nicht alle als Digitalisat vorhanden und können deshalb nicht im Internet eingesehen werden. Es kann zudem sein, dass in einzelnen Registern personenbezogene Daten enthalten sind, die noch Schutzfristen unterliegen und somit nicht frei zugänglich sein dürfen. Außerdem haben die Standesämter kleinerer Gemeinden die Personenstandsregister oftmals über mehrere Jahre geführt, wodurch sich die Übergabe der Unterlagen an das Archiv verzögert: Immer das letzte Jahr in einem Personenstandsregister ist maßgeblich für die Fortschreibungsfrist. Beinhaltet ein Geburtsregister beispielweise die Jahre 1900 bis 1920, verbleibt dieses bis 2030 im Standesamt, da die Fortschreibungsfrist 110 Jahre beträgt.

Die Standesämter haben zu Geburten, Eheschließungen und Todesfällen folgende Unterlagenarten erstellt: Register, Namenverzeichnisse und teilweise Sammelakten. In den Registern werden die Daten zu jedem Einzelfall in chronologischer Reihenfolge aufgenommen. Wie bereits erläutert,  werden die Bände über mehrere Jahre oder jahrgangsweise geführt. Der Standesbeamte erstellt zu jeder Geburt, Eheschließung oder Todesfall eine Urkunde, die eine fortlaufende Nummer innerhalb des entsprechenden Jahres erhält. Urkunden von Geburten erkennen Sie an einem großen A, von Eheschließungen an einem großen B und von Sterbefällen an einem großen C oberhalb des Textes. Im Fall von Geburts- und auch Sterbeurkunden müssen Sie beachten, dass das Ausstellungsdatum der Urkunde nicht dem Datum der Geburt oder des Todes entsprechen muss. Dieses Datum finden Sie nicht am Anfang der Urkunde, sondern erst im Verlauf des Fließtextes. Aus verschiedenen Gründen können Geburten und Todesfälle erst nachträglich beurkundet worden sein. In den Registern können neben dem Urkundentext Beischreibungen enthalten sein, welche weitere Informationen zu der Person enthalten. In Eheregistern könnte das beispielsweise ein Vermerk zum Tod eines Partners sein.

Sollte Ihnen das genaue Datum der Geburt, der Eheschließung oder des Todes einer gesuchten Person nicht bekannt sein, dann können Ihnen die Namensverzeichnisse weiterhelfen. Als Hilfsmittel für die eigene Handhabung haben die Standesbeamten oftmals alphabetische Verzeichnisse der Personennamen zu den Registern angelegt. Innerhalb des Buchstabes sind die Personen jedoch wiederum chronologisch aufgeführt. Wenn zum Beispiel Herr Adam am 1. Januar 1899 geboren wurde, steht er im Namenverzeichnis zum Geburtsregister des Jahres 1899 unter dem Buchstaben „A“ vor  Herrn Aal, welcher am 6. Juni auf die Welt kam. Sie finden im Namenverzeichnis zu jeder Person die Nummer der Urkunde in dem Geburts-, Ehe- oder Sterberegister eines bestimmten Jahres. Wichtig ist, dass Sie sich das Jahr und die Urkundennummer notieren, um dann in den entsprechenden Registern nachzuschlagen. Hilfreich ist auch, wenn Sie sich eine Notiz machen, ob es sich um eine Geburt, Eheschließung oder einen Todesfall handelt. Hinsichtlich der Namensverzeichnisse zu den Eheregistern existiert immer je ein Verzeichnis für Männer und eines für Frauen. In dem Verzeichnis der Ehefrauen können Sie die gesuchte Person dann anhand ihres Mädchennamens finden.

Neben den Personenstandsregistern und Namensverzeichnissen wurden durch die Standesämter teilweise sogenannte "Sammelakten" geführt. Sie enthalten vorbereitende oder begleitende Unterlagen für die Beurkundungen des jeweiligen Personenstands, insbesondere bei Ehe und Tod der betreffenden Person. Die Akten wurden in der Regel jahrgangsweise geführt und variieren in ihren Inhalten sehr stark. Zu den Eheregistern können darin neben den Aufgeboten zum Beispiel Nachweise über geschiedene Ehen oder Witwenschaften, Zustimmungen von Vormündern bei Heiraten Minderjähriger, Staatsangehörigkeitsausweise und Militärnachweise überliefert sein. Die Bestände mit Sammelakten zu den Personenstandsregistern wurden bislang nicht digitalisiert und sind nach Ablauf der Schutzfristen nur im Lesesaal einsehbar.

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