Von Januar 2014 bis August 2019 arbeiteten, zeitlich nacheinander, insgesamt vier Auszubildende im Beruf Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste/Fachrichtung Archiv und Fachrichtung Bibliothek am Erschließungsprojekt „Bestand 50068 Amtsgericht Zittau“. Durch die zuständige Archivarin wurden sie angeleitet. Ihr oblag auch die Kontrolle der erfassten Daten und deren Aufbereitung zur Präsentation im analogen Findbuch sowie in der Recherchedatenbank des Archivverbunds. Online recherchierbar werden die Daten mit dem nächsten Update der Erschließungsdaten seitens des Sächsischen Staatsarchivs auf dessen Homepage.
Insgesamt wurden 1866 Akten bearbeitet. Die Verzeichnung erfolgte nach dem Bär’schen Prinzip, mittels des Archivprogramms nach den Regeln der Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs.
Während der Verzeichnung erfolgte die technische Bearbeitung, d. h. die Akten wurden entmetallisiert und bei Bedarf in Dreiklappmappen verpackt. Für alle Akten der Schadensklassen 2 und 3 (insgesamt 273) wurden Schadensprotokolle angelegt. 12 AE der Schadensklasse 2 mussten auf Grund des Erhaltungszustandes für die Benutzung gesperrt werden. Sie können erst nach einer restauratorischen Zustandsstabilisierung wieder frei gegeben werden. Alle Archivalien wurden in archivgerechte, säurefrei-basisch gepufferte Archivkartons verpackt und der Bestand als organische Einheit magaziniert.
Bei der Verzeichnung wurden folgende Angaben aufgenommen:
- Bestandskürzel
- alte Archivsignatur
- Bestellnummer
- Datierung (Laufzeit)
- Titel
- Enthält-Vermerk
- ggf. Darin-Vermerk
- Umfang
- Schadensklasse
- Name (als Sortierkriterium)
- Registratursignatur (bzw. Aktenzeichen der Justiz)
- ggf. Sperrvermerk (Grund der Sperrung und gesperrt bis)
Zur Ordnung des Bestandes wurde eine Klassifikation erstellt. Zusätzlich wurden ein Firmen- und Genossenschaftsindex, ein Personenindex sowie ein Vereinsindex erstellt.
Bei insgesamt 20 AE, die personenbezogene Daten enthalten, sind die Schutzfristen gemäß Sächsischem Archivgesetz noch nicht abgelaufen. Diese wurden für die Benutzung gesperrt. Die letzte Schutzfrist für eine VE des Bestandes endet im Jahr 2046. In bestimmten Fällen können diese Akten durch Antrag auf Schutzfristenverkürzung eingesehen werden.
Der nun für alle Interessenten und Interessentinnen zugängliche Bestand 50068 „Amtsgericht Zittau“ enthält nur einige wenige Archivalien zur Verwaltung des Gerichts. Strafprozesse sind sowohl aus der Zeit vor 1945 als auch aus der Zeit nach 1945 überliefert. In Zivilstreitsachen sind lediglich drei Akten vorhanden. Die umfangreichste Überlieferung bilden die Akten der Freiwilligen Gerichtsbarkeit. Im Bereich Grundbuch sind Grundakten der Orte Großporitzsch (heute Porajów, Polen), Kleinschönau (heute Sieniawka, Polen) und Zittau recht umfangreich vorhanden. Hier ist vor allem der Grunderwerb für den Abbau von Braunkohle gut dokumentiert. Außerdem enthalten viele der Akten zu Grundstücken im heutigen polnischen Gebiet den gestempelten Aufdruck aus dem Jahr 1951 „Aufgrund der Grenzfestlegung geschlossen“. Weiter sind zahlreiche Registerakten zum Handelsregister (979), zum Genossenschaftsregister (206) und zum Vereinsregister (210) überliefert. Das Handelsregister wurde zunächst als ein Band geführt. Ab 1936 wurde, meist auf Initiative der Industrie- und Handelskammer, die Existenz und Registerfähigkeit der einzelnen Firmen überprüft. Sofern diese gegeben war, wurden sie in die neuen Handelsregister Abt. A oder Abt. B umgetragen. Alle nicht mehr betriebenen Firmen wurden gelöscht und die Akten geschlossen. Umfangreich ist auch die Überlieferung von Genossenschaftsregisterakten. Hier sind zwei Aktengruppen überliefert: zum Einen Akten über den Eintrag von Vereinen, vor Einführung des Vereinsregisters, zum Anderen Akten über die Eintragung von eingetragenen Genossenschaften mit beschränkter oder unbeschränkter Haftung. Ebenso gut ist auch die Überlieferung zum Vereinsregister, welches ab 1900 geführt wurde.
Somit enthält der Bestand hervorragende Quellen zur Wirtschafts- und Sozialgeschichte der Stadt Zittau und der Gemeinden des ehemaligen Amtsgerichtsbezirks aus der Zeit Mitte des 19. Jahrhunderts bis Mitte des 20. Jahrhunderts.
